DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO
Organiza, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, constituido por todos aquellos documentos en cualquier soporte que hayan sido declarados con valor científico y cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Este departamento conserva en sus depósitos documentos de las siguientes clases: textuales, que constituye la mayor parte; fotografías en positivos, negativos y diapositivas; gráficos como los mapas y planos, afiches, material de pequeño formato; filmes y videos y más recientemente documentos en soporte digital. Es importante destacar que en este archivo histórico se conservan también los documentos notariales, excepto los de 1960 en adelante, los cuales se conservan en el Archivo Notarial.
NUEVOS INGRESOS
Al Archivo Histórico ingresan todos aquellos documentos que cuentan con una Declaratoria de Valor Científico Cultural, característica que define la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos después de un proceso de análisis exhaustivo y que le asigna a un documento un carácter vital para la historia y el desarrollo del país.
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TRANSFERENCIA Y DONACIÓN DE DOCUMENTOS
El Departamento de Archivo Histórico tiene a su cargo la transferencia de documentos que son declarados con valor científico cultural, en donde se custodiarán permanentemente. Para que los documentos puedan ser transferidos, deben cumplirse una serie de requisitos:
- Los documentos deben tener la Declaratoria de Valor Científico Cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
- Los documentos deben tener un plazo igual o mayor a 20 años de haberse originado, a excepción de algunos documentos que cuenten con una declaratoria general de valor científico cultural.
- Contar con la autorización de la Dirección General del Archivo Nacional previo a la transferencia.
- Sustento legal: Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 3, 4, 7, 8, 23 incisos b), 42 incisos c), 46, 47, 52 y 58.
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Trámites
- Remitir solicitud por escrito dirigida a la Dirección General del Archivo Nacional para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura. Debe hacerse con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío. La solicitud debe incluir una breve descripción del contenido, fechas extremas y cantidad aproximada en metros lineales.
- Autorizado el ingreso de la transferencia (previa confirmación de que existe el espacio disponible en los depósitos del Archivo Histórico), funcionarios del Departamento Archivo Histórico y del Departamento de Conservación podrán visitar las instalaciones de las instituciones solicitantes de la transferencia, con el objetivo de verificar el estado de conservación de los documentos a transferir.
- Los documentos deben ser transferidos de acuerdo con las directrices emitidas por el Departamento de Conservación.
- La documentación debe remitirse: clasificada, ordenada, numerada y acompañada por una lista de remisión en cuatro tantos (tres en soporte papel y una en soporte electrónico) elaborada en la herramienta que establezca la Dirección General del Archivo Nacional; así como de la Declaratoria de Valor Científico Cultural emitida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
- Trasladar los documentos junto con las listas de remisión, previa coordinación con el Departamento Archivo Histórico.
- Confrontar conjuntamente con personal del Departamento Archivo Histórico, los documentos con sus listas de remisión.
- Adjuntar las reproducciones (en microfilme, soporte electrónico u otros) de los documentos transferidos.
- Corregir cualquier anomalía detectada en las listas de remisión durante el cotejo.
- El Departamento Archivo Histórico remitirá oficio de acuse de recibo de la transferencia de acuerdo con el cotejo y documentos aportados.
- Nota: en el caso de documentos electrónicos con firma digital se debe de cumplir todo lo anteriormente indicado y en cumplimiento de la Ley N° 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, normativa que establezca el Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt) y la Dirección General del Archivo Nacional en esta materia.
- Plazo de resolución: 2 meses.
- Vigencia de la licencia, autorización o permiso: no aplica.
- Costo del trámite: no aplica.
- Funcionario de contacto: jgomez@dgan.go.cr / Departamento Archivo Histórico
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Donación de documentos
- Para realizar una donación de documentos al Departamento de Archivo Histórico se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Los documentos deben tener la declaratoria de valor científico cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
- Firmar el contrato de donación de documentos.
- Sustento legal: Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 58 y 59.
Trámites:
- Las instituciones privadas y los particulares que deseen donar documentos a la Dirección General del Archivo Nacional deben remitir ofrecimiento escrito a la Dirección General.
- Atender a los funcionarios que harán el estudio para determinar el posible valor científico cultural de los documentos, colaborar con ellos en su preparación y presentar la solicitud de valoración a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos quién determinará su valor científico cultural.
- El donante debe indicar cualquier condición de restricción de acceso o similares por escrito, previo a efectuarse la transferencia.
- Recibir a los funcionarios que trasladarán los documentos. La Dirección General del Archivo Nacional, cuando el caso lo amerite, podrá reservarse el derecho de seleccionar y eliminar parte de la documentación donada que carezca de valor científico cultural.
Contacto: jgomez@dgan.go.cr
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Insumos
- Plantilla Sonoros | XLSX
- Plantilla Mapas y Planos | XLSX
- Plantilla Fotografías | XLSX
- Plantilla Afiches | XLSX
- Plantilla Musicales | XLSX
- Plantilla Madipef | XLSX
- Plantilla Textuales | XLSX
- Plantilla Audiovisuales | XLSX
- Presentación: Transferencias de documentos con valor científico cultural al Archivo Nacional de Costa Rica | PPTX
UNIDAD DE ACCESO Y
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Brinda servicios de información y documentación a los usuarios del Archivo Histórico, de acuerdo con los procedimientos vigentes, así como los servicios de reproducción de documentos.
Funciones:
- Garantizar el libre acceso al patrimonio documental bajo su custodia, salvo aquel que tiene algún impedimento o restricción por razones legales y de conservación, observando lo indicado en la Constitución Política.
- Autorizar la reproducción del patrimonio documental bajo su custodia, por diversos medios, previo análisis del estado de conservación.
- Velar por el adecuado uso de los documentos por parte de los usuarios, a fin de garantizar su preservación.
- Elaborar y mantener actualizados los instrumentos de orientación y guía de los servicios que se brindan a los usuarios.
- Llevar un estricto control y orden de los instrumentos de localización de los documentos que custodia el Archivo Histórico, tanto los manuales como las bases de datos y mantenerlos a la disposición de los usuarios
Coordinación: Jafeth Campos Ramírez, jcampos@dgan.go.cr
UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Recibe y organiza los documentos que han sido declarados con valor para la ciencia y la cultura, así como ejerce el control requerido para su seguridad y conservación.
Funciones:
- Aplicar el tratamiento archivístico a los documentos con valor científico cultural bajo su custodia, de acuerdo con las normas archivísticas vigentes y en los sistemas de información diseñados para tal efecto.
- Realizar estudios y diagnósticos sobre el estado de los fondos documentales a su cargo, con el fin de recomendar y aplicar las medidas correctivas para una mejor organización y facilitación.
- Rescatar el Patrimonio Documental de Costa Rica.
- Coordinar la transferencia de los documentos con valor científico cultural de las Instituciones Públicas al Archivo Nacional.
- Coordinar la transferencia de documentos con valor científico cultural de entes particulares y privados que hayan sido formalizados por medio de una donación al Archivo Nacional.
Coordinación: Rosibel Barboza Quirós, rbarboza@dgan.go.cr
RESEÑA HISTÓRICA
En 1902, el reglamento de la Ley de Creación de los Archivos Nacionales estableció a nivel documental la existencia de tres secciones:
- Sección administrativa.
- Sección jurídica.
- Sección histórica.
Estas secciones se conservaron en el segundo reglamento de dicha ley en el año 1932.
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En 1974, con el reglamento a la Ley del Archivo Nacional de 1966, se modificó la nomenclatura de las secciones existentes:
- Sección administrativa- legislativa.
- Sección jurídica.
- Sección histórica.
El estudio técnico denominado “Estudio sobre organización y funciones del Archivo Nacional”, de 1982, planteado por la Dirección del Archivo Nacional y aprobado por la División de Reforma Administrativa de la Oficina de Planificación Nacional y Política de Reforma Administrativa (OFIPLAN), promovió un nuevo modelo de organización para la institución. Así surge el Departamento Documental compuesto por seis secciones:
- Sección Fondos Antiguos y Poder Ejecutivo.
- Sección Poder Legislativo, Poder Judicial y Tribunal Supremo de Elecciones.
- Sección Instituciones Descentralizadas y Municipalidades.
- Sección Protocolos, Fondos privados y particulares.
- Sección Mapas y Planos y Audiovisuales.
- Sección Archivo Intermedio.
En 1990, el Departamento Documental mediante gestiones coordinadas por la Dirección General del Archivo Nacional ante la Dirección General del Servicio Civil y la Autoridad Presidencial de Reforma del Estado (APRE), presentó una nueva propuesta de reorganización institucional. Como resultado, el Departamento Documental pasó a tener cuatro en vez de seis secciones:
- Sección Archivo Final.
- Sección Servicios Archivísticos Externos
- Sección Consulta e Investigación.
- Sección Certificaciones.
Fue en enero de 1995, mediante el Reglamento a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, cuando se definieron las funciones del Departamento Documental.
En 1997, la Dirección General del Archivo Nacional realizó un informe técnico denominado: “Propuesta de reestructuración de la Dirección General del Archivo Nacional” que fue avalado por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Este ministerio lo remitió a su homólogo de Planificación Nacional (MIDEPLAN), y lo aprobó en enero de 1998, de esta forma se dio la reorganización administrativa institucional. A partir de esta fecha, desapareció de la estructura orgánica el nivel de secciones y unidades que durante años se había implementado. Así quedó el nivel ejecutor institucional compuesto por seis departamentos y el Departamento Archivo Histórico era uno de estos.
El Departamento de Archivo Histórico sería el encargado de la custodia, la difusión, conservación y facilitación documental con valor científico cultural desde la época colonial hasta la actualidad, y estaría organizado mediante una jefatura, una secretaría y tres áreas de coordinación:
- Tratamiento Archivístico
- Sala de Consulta e Investigación
- Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines
Posteriormente el 24 de marzo de 2015 el Ministerio de Planificación Nacional (MIDEPLAN), mediante el oficio DM-153-15, aprobó una reorganización parcial de la estructura orgánica del Archivo Nacional, quedando el Departamento de Archivo Histórico organizado por una jefatura y dos unidades de coordinación:
- Unidad de Organización y Control de Documentos
- Unidad de Acceso y Reproducción de Documentos
La Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines, pasó a formar parte de la Dirección General después de esta reorganización.
Misión:
Ser el Departamento del Archivo Nacional encargado de organizar, conservar y facilitar el patrimonio documental de la Nación con valor científico cultural, en forma eficaz y eficiente.
Objetivos:
- Organizar técnicamente el patrimonio documental, declarado con valor científico cultural, que es transferido a la Institución para su custodia.
- Facilitar el patrimonio documental a los usuarios internos y externos y de cualquier área del conocimiento, velando por su adecuada conservación.
Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica
Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país.
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