Departamento Administrativo Financiero
Encargado de las funciones relativas a la
administración y finanzas de la institución.
UNIDAD FINANCIERO CONTABLE
Genera información precisa, veraz y oportuna de las actividades financieras para lograr una adecuada realización de los pagos que a nombre de la institución deben realizarse de conformidad con las disposiciones aplicables, salvaguardando los recursos monetarios cuya administración corresponde a la institución.
Funciones:
- Formular y reformular el presupuesto de la Junta.
- Llevar el control de la ejecución presupuestaria.
- Realizar un oportuno y adecuado registro y control de los activos, pasivos, ingresos y egresos de la institución.
- Elaborar los estados financieros de la institución que deben ser aprobados por la Junta.
- Realizar una adecuada gestión de cobro y de control de los ingresos que recibe la Junta.
- Realizar una adecuada gestión de pago por los servicios que brindan los proveedores a la institución.
- Realizar la programación financiera y los flujos de caja que solicitan los entes fiscalizadores.
- Mantener actualizados los sistemas de información que registran cifras presupuestarias y financieras, ante los entes fiscalizadores de la hacienda pública.
Coordinación: Danilo Sanabria Vargas, dsanabria@dgan.go.cr
Para ver presupuestos, reportes financieros e informes sobre estados financieros
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UNIDAD PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
Coordina y ejecuta la adquisición y suministro de bienes y servicios de acuerdo a la normativa vigente, de igual manera vela por una adecuada administración de esos bienes.
Funciones:
- Tramitar la contratación administrativa de los bienes y servicios de la institución.
- Administrar la totalidad de los activos de la institución y mantener actualizado el inventario y otros controles.
- Coordinar las labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que ingresen a la institución.
- Administrar la bodega de suministros de la institución.
- Registrar y mantener actualizado la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el sistema electrónico de compras gubernamentales.
- Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de contratos.
- Tramitar los procedimientos sancionatorios por el incumplimiento de contratistas.
Por delegación de la Junta Administrativa, al proveedor institucional le corresponde la emisión de la resolución final de adjudicación, declaratoria de deserción o de infructuosa en los procedimientos de contratación directa que promueve la Junta. En ausencia de este, la delegación recae sobre el titular del Departamento Administrativo-Financiero.
Coordinación: Elías Vega Morales, evega@dgan.go.cr
Para ver bienes, adquisiciones, contrataciones carteles, ofertas y contratos | INGRESE AQUÍ
OFICINA AUXILIAR DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS
Brinda servicios de gestión del talento humano con eficiencia y oportunidad, con el fin de promover su desarrollo, atiende las necesidades de las unidades y optimiza el uso de los recursos disponibles, en el logro de los objetivos institucionales.
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Funciones
- Brindar servicios de gestión del talento humano con eficiencia y oportunidad, con el fin de promover su desarrollo, atender las necesidades de las unidades y optimizar el uso de los recursos disponibles, en el logro de los objetivos institucionales.
- Ejercer el liderazgo en el desarrollo y actualización de la Gestión de Recursos Humanos, alineada a la estrategia organizacional y acorde con los avances técnicos, científicos y tecnológicos prevalecientes.
- Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección General del Archivo Nacional, además de asesorar y orientar a superiores, jefaturas y funcionarios, en dicha materia considerando especialmente los roles de las autoridades de línea hacia sus colaboradores.
- Aplicar las políticas y normativa en materia de Gestión de Recursos Humanos, que emitan la Dirección General de Servicio Civil y otras entidades que por ley tengan competencia afín.
- Elaborar, ejecutar y evaluar el plan de capacitación dirigido a las personas servidoras del Archivo Nacional, así como el plan de capacitación dirigido al Sistema Nacional de Archivos.
Coordinación: Helen Barquero Durán, hbarquero@dgan.go.cr
Para revisar salarios, puestos, desempeño, vacaciones, incapacidades, remuneraciones, contrataciones, asesorías externas, informes de viajes y otros temas relevantes, INGRESE AQUÍ.
UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
Brinda el servicio de transporte a funcionarios que deban desplazarse a otras instituciones con ocasión de sus deberes, al mismo tiempo brinda seguridad al personal y al acervo documental que se custodia, edificio, materiales y equipos de oficina del Archivo Nacional. Mantiene en buen estado las zonas verdes, plantas internas y jardines externos de la institución.
Funciones:
- Organizar, ejecutar y supervisar las labores de limpieza y aseo de las instalaciones del Archivo Nacional, con énfasis en los depósitos de documentos.
- Programar, organizar, ejecutar y supervisar las labores de seguridad y vigilancia en las instalaciones del Archivo Nacional.
- Supervisar, controlar y evaluar los contratos que suscriba la Junta con empresas que brindan servicios generales a la institución.
- Organizar, ejecutar y supervisar el servicio de mensajería que se brinda a todas las dependencias de la institución.
- Programar, organizar, ejecutar y supervisar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad.
- Brindar los servicios de apoyo logístico en las diferentes actividades que realice la institución, entre ellos, transporte, parqueo, recepción, acondicionamiento del lugar.
Coordinación: Jordi Sancho Luna, ysancho@dgan.go.cr
UNIDAD DE SERVICIOS MÉDICOS
Brinda servicios de atención integral de salud a los funcionarios de la institución y otras personas que autorice la Dirección General. Conforma debidamente el expediente médico y cualquier otro documento relacionado con la atención de pacientes, en coordinación con las instituciones de salud.
Funciones:
- Brindar servicios de Atención Integral en Salud a los funcionarios de la institución y otras personas que autorice la Dirección General, mediante los programas alternativos de Medicina de Empresa y Medicina Mixta.
- Coordinar la atención de las emergencias médicas que se presenten en la Institución, así como colaborar con la Comisión Auxiliar de Emergencias y la Brigada.
- Velar por la implementación de las medidas de salud ocupacional, seguridad laboral e higiene de trabajo necesarias para el desarrollo de un entorno laboral seguro y participa activamente en conjunto con la Comisión de Salud Ocupacional.
- Realizar las funciones administrativas para mantener el proceso de vigilancia de la salud, epidemiológicos, procesos de contratación administrativa, capacitaciones en temas afines, estudios de accidentabilidad laboral, así como la gestión documental de los expedientes clínicos de la Unidad.
- Asumir la parte de mantener el suministro de medicamentos, insumos médicos, compra de equipo y el mantenimiento preventivo del inventario de la Unidad, así como el abastecimiento de Botiquines y Equipos de Respuesta ante Emergencias necesarios en el Archivo Nacional.
Coordinación: Marilia Barrantes Trivelato, mbarrantes@dgan.go.cr
UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL
Le corresponde todas las tareas y competencias establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento Ejecutivo, en particular el artículo 42 de la indicada ley.
Funciones:
- Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
- Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución.
- Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
- Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la institución.
- Integrar y coordinar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos con el fin de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos, para la presentación de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos de la institución y la realización de consultas en materia de selección documental, que son sometidas a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Coordinación: Johanna Sánchez Araya, jsanchez@dgan.go.cr
Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica
Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país.
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