Archivo Nacional


	NORMATIVA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

CIRCULARES

Circular CNSED-02-2019 | PDF
Vigencia de tablas de plazos de conservación documentos y valoraciones parciales.

Circular CNSED-02-2021 | PDF | DOCX
Presentación trámites de valoración documental.

Circular CNSED-01-2022 | PDF | DOCX

Comunicación sobre trámites de valoración documental durante el primer cuatrimestre del año 2022

Circular CNSED-02-2022 | DOCX | PDF

Comunicación sobre conservación de documentos con valor científico cultural, con motivo del ciberataque de ransomware de Conti.

Circular CNSED-001-2024 | PDF
Actualización de instructivo e instrumentos para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales e instrumentos de valoración documental

RESOLUCIONES

Resolución CNSED-02-2024 | PDF

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 197 de 22 de octubre de 2024. Contiene las siguientes normas:

Norma Nº 12.2024: Establece la declaratoria general de documentos con valor científico cultural producidos por instancias o unidades coordinadoras y/o ejecutoras de proyectos derivados de la suscripción de contratos de préstamo entre la República de Costa Rica y distintos organismos multilaterales, en todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense establecido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. Esta declaratoria de valor científico cultural se aplica tanto a documentos en soporte papel como electrónico. La resolución declara los documentos producidos y recibidos en la ejecución de las siguientes funciones:
- A. Documentos que reflejen los antecedentes y la gestión del proyecto
- B. Documentos que reflejen las funciones de dirección y ejecución
- C. Documentos que reflejen las funciones financieras, presupuestarias y contables
- D. Documentos que reflejen las funciones de control y auditoría
- E. Documentos que reflejen las funciones de adquisición de obras, bienes y servicios
- F. Documentos que reflejen las funciones legales del portafolio, proyecto o programa
- G. Documentos que reflejen las funciones de la gestión social y ambiental
- H. Documentos especiales (gráficos, audiovisuales, fotografías)

Norma Nº 13.2024: Las series documentales originales incluidas en esta resolución se declaran con valor científico cultural independientemente del subfondo en donde se encuentren (produzcan o custodien). Documentos originales o en su defecto copia en soporte papel; y documentos electrónicos con firma digital avanzada.
Norma Nº 14.2024: Los criterios para conservar los documentos declarados con valor científico cultural son los siguientes: la protección de derechos de la ciudadanía; coyunturas históricas relevantes a nivel social, político, económico, naturales, ambientales y otros; que reflejen la trascendencia de la entidad productora como testimonio de su actividad o función; la antigüedad del documento; la singularidad del documento, entendido como documento único, ya sea por la información que contiene o por la función específica del ente productor o cualquier otra característica que lo haga único. La selección de los documentos deberá realizarse a criterio de la persona jefe o encargada del Archivo Central de la institución y de la persona jefatura de la oficina productora.

Resolución CNSED-01-2024 | PDF

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 181, Alcance digital N° 167 de 30 de setiembre de 2024. Contiene las siguientes normas:

Norma Nº 01.2024: Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas: órganos colegiados que reflejen funciones sustantivas y/o unidades administrativas superiores a nivel político y directivo, Áreas de Planificación Institucional, Áreas de Auditorías Internas, Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionales, Áreas de Recursos Humanos, Áreas financiero-contables (incluye las áreas o unidades presupuestales), Áreas de las Proveedurías, Dependencias de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades de Informática, Telecomunicaciones), Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares y Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo o sus similares u otras unidades administrativas de las instituciones.

Es importante aclarar, que debido a que esta norma se trata de una declaratoria general de valor científico cultural, es aplicable aún para aquellas instituciones que no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Sin embargo, esta declaratoria no exime a las instituciones de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos, correspondientes a cada una de las unidades administrativas que las conforman. También, se debe indicar, que las series documentales declaradas con valor científico cultural en esta norma, deben ser incluidas en la tabla de plazos de cada oficina productora.
Norma Nº 02.2024: Establece la declaratoria general de la serie documental “Partituras de bandas nacionales y municipales de autores costarricenses”

Norma Nº 03.2024: Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado: Áreas de recursos humanos y en unidades administrativas relacionadas, Áreas financiero-contables (incluye las áreas o unidades presupuestales) y unidades administrativas relacionadas, dependencias de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades de Informática, Telecomunicaciones), dependencias de Cooperación Internacional o sus similares y dependencias de Relaciones Públicas, Comunicación y Protocolo o sus similares.

Cabe señalar, que las instituciones pueden eliminar las series documentales señaladas en esta norma sin necesidad de consultar a la CNSED. Por tal motivo, no es necesario que sean incluidas en la tabla de plazos de la oficina productora

Norma Nº 04.2024: Se establece que las series documentales producidas en los subfondos: Archivos Centrales, Áreas de Servicios Generales, Áreas de Salud Ocupacional, Áreas de Servicios Médicos y Contralorías de Servicios o sus similares (atención al usuario) no poseen valor científico cultural.

Norma Nº 05.2024: Se establece la autorización para la eliminación de documentos en blanco.

Norma Nº 06.2024: Establece que las series documentales incluidas en las normas 01.2024 y 02.2024, deben ser incorporadas en las tablas de plazos de conservación de documentos que cada Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) presente ante esta Comisión Nacional y que las series documentales que no fueron incluidas en las normas 01.2024, 02.2024 y 03.2024 deberán ser sometidas a consulta de esta Comisión Nacional.

Norma Nº 07.2024: Se mencionan los criterios para conservar los documentos declarados con valor científico cultural.

Norma Nº 08.2024: Se establece que las “Grabaciones de las sesiones de los órganos colegiados” se deben someter a conocimiento por parte de cada CISED, para que esta Comisión Nacional determine de manera particular su valor científico cultural.

Norma Nº 09.2024: Se establece que para determinar el valor científico cultural de los documentos que producen y custodian las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, esta Comisión Nacional declarará con valor científico cultural las actas producidas por los órganos colegiados tomando en cuenta los siguientes criterios: deben ser creados por alguna ley, reglamento, decreto, directriz o cualquier documento con carácter legal y normativo; deben realizar funciones sustantivas; sus decisiones deben determinar el accionar de una entidad o un sistema articulado; las acciones que tomen son de impacto a nivel local, regional o nacional; y eventualmente podrían ser la última instancia en la resolución de asuntos.

Norma Nº 10.2024: Se establece que en ningún momento se deberá entender que un documento digitalizado sustituye al documento producido con las formalidades en soporte papel o con firma digital avanzada y no implica su sustitución o su eliminación.

Norma Nº 11.2024: Se establece que en el caso de las series o tipos documentales, en los que se recomienda seleccionar una muestra de los más sustantivos o relevantes, deberá ser a criterio de la jefatura de la oficina productora y de la persona encargada del Archivo Central, se deberá observar y atender lo dispuesto en la resolución CNSED-01-2021, publicada en el Alcance N° 165 a la Gaceta N° 163 del 25 de agosto de 2021, sin exclusión de otros criterios que no aparezcan contemplados en la citada resolución y que permitan determinar una muestra que garantice la conservación de los documentos conferidos con valor científico cultural.

Resolución CNSED-03-2022 | PDF

Publicada en la Gaceta n° 163 del 29 de agosto del 2022. Incluye las siguientes normas:

Norma 06-2022. Establecer una declaratoria general de documentos con valor científico cultural, en los siguientes bancos del país: Banco Nacional de Costa Rica, Banco Popular de Desarrollo Comunal, Banco de Costa Rica y cualquier otro banco estatal. Esta declaratoria de valor científico cultural aplica para documentos en soporte papel y electrónico.
Norma 07-2022. Se considera que las series documentales producidas en los subfondos: Archivos Centrales, Área de Servicios Generales, Áreas de Salud Ocupacional, Áreas de Servicios Médicos y Contralorías de servicios o sus similares (atención al usuario ) que conforman el sector bancario público del país, no poseen valor científico cultural.
Norma 08-2022. Las series documentales originales incluidas en esta resolución se declaran con valor científico cultural independientemente del subfondo en donde se encuentren (produzcan o custodien). Documentos originales o en su defecto copia en soporte papel; y documentos electrónicos con firma digital avanzada.
Norma 09-2022. Los criterios para conservar los documentos declarados con valor científico cultural son los siguientes: la protección de derechos de la ciudadanía; coyunturas históricas relevantes a nivel social, político, económico, naturales, ambientales y otros; que reflejen la trascendencia de la entidad productora como testimonio de su actividad o función; la antigüedad del documento; la singularidad del documento, entendido como documento único ya sea por la información que
contiene o por la función específica del ente productor o cualquier otra característica que lo haga único.
Norma 10-2022. Se recomienda que todos aquellos documentos producidos o recibidos ante la Junta Directiva, y que son de conocimiento en las respectivas sesiones deben ser incluidos en el “Expediente de Sesiones de la Junta Directiva”. Sin embargo, si a la fecha de emisión de esta resolución existen documentos conocidos en sesión de la Junta Directiva, que sustenten los acuerdos tomados por ese órgano y no se encuentran en dichos expedientes, se declaran con valor científico cultural, por medio de este acto administrativo, ya que representan información fundamental para la gestión de los bancos, para la toma de decisiones y el fortalecimiento de la gestión del órgano político y deliberante.

Resolución CNSED-02-2022 | PDF

Publicada en la Gaceta n° 163 del 29 de agosto del 2022. Incluye las siguientes normas:

Norma 02-2022. Establecer una declaratoria general de documentos con valor científico cultural, la Caja Costarricense del Seguro Social. Esta declaratoria con valor científico cultural es tanto para documentos en soporte papel y electrónico.
Norma 03-2022. Declarar con valor científico cultural las siguientes series documentales, independientemente del subfondo en donde se encuentren. Documentos originales o en su defecto copia en soporte papel; y documentos electrónicos con firma digital avanzada.
Norma 04-2022. Los criterios para conservar los documentos declarados con valor científico cultural son los siguientes: la protección de derechos de la ciudadanía; coyunturas históricas relevantes a nivel social, político, económico, naturales, ambientales y otros; que reflejen la trascendencia de la entidad productora como testimonio de su actividad o función; la antigüedad del documento; la singularidad del documento, entendido como documento único ya sea por la información que contiene o por la función específica del ente productor o cualquier otra característica que lo haga único.
Norma 05-2022. Se recomienda que todos aquellos documentos producidos o recibidos ante la Junta Directiva, y que son de conocimiento en las respectivas sesiones deben ser incluidos en el “Expediente de Sesiones de la Junta Directiva”. Sin embargo, si a la fecha de emisión de esta resolución existen documentos conocidos en sesión de la Junta Directiva, que sustenten los acuerdos tomados por ese órgano y no se encuentran en dichos expedientes, se declaran con valor científico cultural, por medio de este acto administrativo, ya que representan información fundamental para la gestión de la CCSS, para la toma de decisiones y el fortalecimiento de la gestión del órgano político y deliberante.

Resolución CNSED-01-2022 | PDF

Publicada en la Gaceta n°96 del 25 de mayo del 2022. Incluye la siguiente norma:

Norma 01-2022. Declarar con valor científico cultural el 100% de la producción de documentos, en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos (SNA) y que estén relacionados con ciberseguridad y la seguridad de la información, de todas aquellas acciones que se hayan tomado, para restablecer sistemas que hayan sido vulnerados y atacados, así como de los daños e impacto que esto ha ocasionado; independientemente del productor, soporte, la clase y tipo de documento que se produzca, custodie o reciba relacionado con este trascendental tema para Costa Rica y el mundo.

Resolución CNSED-01-2021 | PDF

Publicada en la Gaceta N°163-2021. Alcance N° 161 de 25 de agosto de 2021. Incluye la siguiente norma:

Norma 01-2021. Criterios de valoración para la declaratoria de documentos de valor científico cultural.

Resolución CNSED-03-2020 | PDF

Publicada en la Gaceta N° 285 del 3 de diciembre de 2020. Incluye la siguiente norma:

Norma 06-2020 Pautas mínimas para levantamientos de declaratorias de valor científico cultural de documentos.

Para aplicar estas pautas, debe existir una justificación del porqué se solicita el levantamiento de la declaratoria de una serie o tipo documental con valor científico cultural, que sirva de fundamento al acto administrativo de levantamiento que le preceda.

Resolución CNSED-02-2020 | PDF

Publicada en el Alcance 317 a La Gaceta N°284 del 2 de diciembre de 2020. Incluye las siguientes normas:

Norma 02.2020: Establecer una declaratoria general de documentos con valor científico cultural, en todas las instituciones que conforman el Sector Municipal establecido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
Norma 03-2020: Declaratoria con valor científico cultural las siguientes series documentales: afiches, álbumes de recortes de periódicos, Campañas publicitarias en prensa escrita, radio y televisión y sus productos finales, libro de marca, sobre imagen, logo y marca comercial, rótulos, etc. Publicaciones, fotografías (positivo, negativo y digital) organizados independientemente del subfondo en donde se encuentren.
Norma 04-2020: Criterios para conservar los documentos declarados con valor científico cultural en las municipalidades.
Norma 05-2020: Declaratoria de Valor Científico Cultural para todos aquellos documentos producidos o recibidos ante el Concejo Municipal y que conforman el Expediente de Sesiones del Concejo Municipal.

Resolución CNSED-01-2020 | PDF

Publicada en La Gaceta N°173 del 16 de julio de 2020.

Declara con valor científico cultural el 100% de la producción de documentos en las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, relacionada con la pandemia por el Coronavirus SARS-Cov 2, que da origen a la enfermedad Covid-19.

Resolución CNSED-01-2019 | DOC

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 214 del 11 de noviembre de 2019. Incluye la siguiente norma:

Norma 01.2019. Se ratifica la declaratoria de valor científico cultural del 100% de las boletas de los censos de: Encuesta de hogares; Censo Nacional de población y vivienda; Censo Agropecuario.

Resolución CNSED-01-2018 | DOC

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 206 de del 7 de noviembre de 2018. Incluye las siguientes normas:

Norma 01.2018: Medios para la presentación de trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Norma 02.2018: Cantidad total de valoraciones documentales a resolver por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
Norma 03.2018: Presentación y trámite de tablas de plazos.
Norma 04.2018: Comunicación de avance de trámites presentados a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Norma 05.2018: Plazo para atender solicitudes de aclaración o subsanación formuladas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Norma 06.2018: Archivo de Trámites de Valoración Documental.
Norma 07.2018: Conocimiento de las solicitudes de valoración documental por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Norma 08.2018: Eliminación de documentos.
Norma 09.2018: Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales para Unidades Administrativas de una misma institución con funciones homólogas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Norma 10.2018: Eliminación de documentos en blanco.
Norma 11.2018: Vigencia administrativa y legal permanente.
Norma 12.2018: Declaratoria de valor científico cultural de documentos producidos en programas del Archivo Nacional.

Resolución CNSED-03-2016 | PDF

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 235 de 07 de diciembre de 2016. Contiene:

Norma Nº 1.2016: Se declararan documentos con valor científico cultural de conservación permanente en cualquier soporte, en todas las Universidades públicas, específicamente en las siguientes unidades administrativas: Asamblea Universitaria o Institucional, Consejo Universitario o Institucional, Rectoría y Vicerrectorías, Otras series o tipos documentales estratégicos o sustantivos, relacionados con normativa universitaria, administrativos, gráficos y audiovisuales.

Resolución CNSED-02-2016 | PDF

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 235 de 07 de diciembre de 2016. Contiene: