San José, 13 de febrero 2025. Un espacio virtual y gratuito para capacitarse en temas relacionados con el funcionamiento de los archivos. Eso es Yöna, la plataforma que ha lanzado el Archivo Nacional de Costa Rica. Se trata de un viejo sueño institucional que se ha visto concretado mediante esta herramienta que se inaugura con ocho cursos disponibles.
La nueva plataforma ofrece información relativa a los cursos indicados, así como acceso a secciones sobre normativa, charlas virtuales, calendario de capacitaciones y preguntas frecuentes. En este video explicativo se detalla su apariencia y funcionamiento. Cada uno de los cursos tiene un perfil de persona participante; en general están abiertos a personas con vínculo e interés en cada una de las temáticas. Para cada curso la Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos se encargará del respectivo trámite de inscripción; en cada caso, las fechas respectivas se comunicarán por los diferentes canales informativos de la organización. Las personas seleccionadas recibirán un enlace para inscribirse en la plataforma y navegar por los contenidos, una experiencia en la que también habrá acompañamiento mediante foros asincrónicos. Quienes tengan interés en conocer la oferta y calendario para 2025 pueden visitar esta página.
Carmen Campos Ramírez, directora general, explicó que la plataforma de capacitación virtual es una de las acciones estratégicas más importantes de la institución. Hubo varios intentos en el pasado que no pudieron culminar por razones presupuestarias. Sin embargo, “finalmente llegó el momento propicio para hacer realidad esta herramienta tan importante que nos permite cumplir una de las funciones más relevantes de la institución, como es capacitar y actualizar a las personas que trabajan en el Sistema Nacional de Archivos”.
Una de las funciones que la ley encomienda al Archivo Nacional, institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), es ser el ente rector del Sistema Nacional de Archivos (SNA), integrado por todos los archivos de las instituciones públicas de Costa Rica. Por este motivo la capacitación es un tema tan relevante en la organización. El vínculo con el Sistema Nacional de Archivos (SNA) se coordina desde el Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE). Denise Calvo López, jefe de este departamento, destacó la forma en que Yöna les apoyará en sus tareas: “esta nueva plataforma ayuda a nuestra institución en su rol de líder y garante de la gestión archivística del país. Esto se debe a que ofrece una herramienta moderna y accesible para la formación continua de los profesionales y personas del área de la archivística, en temas actualizados y buenas prácticas que son aplicadas a la gestión de los documentos en las instituciones. Además, y esto también es fundamental, contribuye al fortalecimiento de las competencias de las personas encargadas de la gestión documental en los archivos, lo que a su vez apoya la conservación, consulta y uso de los documentos”.
La nueva plataforma incluye ocho opciones de capacitación:
- Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos
- Introducción a la gestión electrónica de documentos
- Lineamientos para la descripción archivística
- Legislación archivística
- Administración de archivos de oficina
- Digitalización de documentos textuales: normas técnicas y lineamientos
- Taller para la elaboración de instrumentos de valoración documental
- Clasificación, ordenación y descripción documental
Es probable en el corto plazo haya cursos nuevos. Uno de los primeros por venir es el de conservación preventiva de documentos, en un primer abordaje teórico.
Tomando en cuenta el trabajo como ente rector del SNA, la capacitación es un tema medular en el calendario de trabajo del Archivo Nacional. Al respecto Marilyn Alfaro, encargada de esta materia, indicó que entre 2021 y 2024 se efectuaron 77 actividades de capacitación y participaron 4 781 personas.
Sobre la importancia de este quehacer, Alfaro lo detalló con estas palabras: “la capacitación es de suma importancia dado que permite a las personas obtener el conocimiento y las herramientas para poder desarrollarse en el ámbito laboral y hasta personal, para mejorar sus competencias, destrezas y habilidades para desempeñarse de una mejor manera”.
Si bien Yöna se refiere solo a cursos virtuales, es importante recordar que la oferta total de capacitación del Archivo Nacional se compone de cursos y charlas que se pueden brindar de forma presencial o virtual por parte de los diferentes departamentos sustantivos de la institución. En el caso de la plataforma, en esta primera etapa se incluyen únicamente los cursos virtuales del Departamento de Servicios Archivísticos Externos (DSAE).
Quien desee más información, se puede comunicar a los siguientes correos:
- Recursos Humanos: Marilyn Alfaro Gutiérrez, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE): Denise Calvo López, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
