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En cumplimiento de lo establecido en el artículo 17 de la Ley General de Control Interno, 8292 del 31 de julio de 2002, la Dirección General del Archivo Nacional llevó a cabo durante el segundo semestre del año 2022, la autoevaluación de su sistema de control interno. Desde hace 20 años, la institución ha venido realizando ASCI-SEVRI en forma exitosa, cuyos frutos se traducen en un fortalecimiento del Sistema de Control Interno (SCI), tanto de las actividades sustantivas como las de apoyo logístico, logrado por medio de un esfuerzo participativo de un alto porcentaje del personal de la organización, de nivel directivo, profesional, técnico y operativo.
Para contribuir con el desarrollo y fortalecimiento de este sistema, la Contraloría General de la República (CGR) elaboró un Modelo de madurez del sistema de control interno institucional, el cual es una herramienta de diagnóstico que permite identificar el estado de madurez en que se encuentra el Sistema de control Interno desde una óptica global, considerando a la institución como un todo.
Este modelo se aplicó en nuestra Institución en los años 2012, 2017 y se consideró oportuno aplicarlo este año. El Modelo de Madurez calificó 20 atributos, cuatro por cada uno de los cinco componentes funcionales del Sistema de control Interno: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistema de información y seguimiento. Se obtuvo una calificación de 88; esto ubica a la institución en una posición o nivel de institución diestra, lo que significa una mejoría respecto del año 2017 cuando se obtuvo un 79.
En adelante, la institución tiene como desafío analizar la posibilidad de que en un futuro cercano se cuente con más recursos para llevar a cabo los procesos de autoevaluación del sistema de control interno y de valoración de los riesgos, para lograr avanzar así hacia el siguiente nivel y máximo de desarrollo del sistema de control interno, conocido como nivel “experto”. Aparejado con ello se requiere introducir elementos de investigación e innovación a este ejercicio, con el objetivo de hacerlo más eficiente, eficaz, efectivo oportuno.
Además, como complemento a la autoevaluación del sistema de control Interno y como compromiso con la mejora continua, cada departamento seleccionó dos procedimientos para ser evaluados con base en los criterios antigüedad y servicio al cliente, permitiendo actualizar aquellos procedimientos que se han quedado rezagados, ya sea por el paso del tiempo, o debido a la nueva normalidad, la cual ameritó la implementación de otras formas de prestación de los servicios brindados a la ciudadanía.
Como segunda parte de este proceso, se realizó como componente aparte, la revisión del Sistema de Valoración de riesgo, en el cual cada Departamento evaluó los riesgos identificados durante los años 2011 al 2021, dando énfasis a aquellos riesgos que son calificados de moderados a intolerables. Adicionalmente, el riesgo de corrupción se evaluó con la Junta Administrativa, Director, subdirectora, jefaturas y Comisión de Control Interno.
Con base en esta nueva evaluación, se detectaron oportunidades de mejora, las cuales serán implementadas mediante la ejecución de acciones que serán incorporadas en el Plan de Trabajo Anual del año 2023.
El Archivo Nacional cuenta con grandes retos, principalmente económicos, pues cada año ve disminuido su presupuesto, lo que limita el cumplimiento de sus competencias y la adaptación a las nuevas realidades del Sistema Nacional de Archivos y de la propia Institución. A pesar de estas dificultades, el personal se encuentra comprometido, en cada funcionario hay un ADN de la importancia del Control Interno, lo cual garantiza que la institución tenga una mejora continua para alcanzar sus objetivos a pesar de las limitaciones.
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Cuando llegó la pandemia por Covid-19 el Archivo Nacional, al igual que gran cantidad de instituciones públicas de Costa Rica, dio espacio al teletrabajo como un mecanismo para mantener los servicios abiertos al público y el funcionamiento de la organización. Fue una rica experiencia que demostró la efectividad del modelo. Casi tres años después de este momento se ha adoptado un sistema de teletrabajo ordinario, fuera de la condiciones de emergencia, que ubica al 56% de las personas funcionarias en esta modalidad (en un mecanismo híbrido que combina trabajo en casa con presencia en la oficina).
Para conocer detalles sobre la experiencia de la institución, conversamos con Carmen Campos Ramírez, subdirectora general:
- ¿Cómo ha sido el proceso de puesta en práctica del teletrabajo en el Archivo Nacional?
- ¿Dejó alguna enseñanza la experiencia de teletrabajo durante la pandemia?
- ¿Qué ventajas y qué desafíos plantea el teletrabajo a las personas y a la organización?
- A pesar de que el modelo ha funcionado bien, aún hay sectores que miran el teletrabajo con recelo. ¿Qué le diría a quienes piensan de esta forma?
- ¿Qué factores han incidido para que el teletrabajo se haya adoptado exitosamente en el Archivo Nacional?
- Por favor agregue cualquier detalle que considere relevante
Las respuestas se encuentran en este link:
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 Título: Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos
Autor: José Ramón Cruz Mundet
Año: 2019 2ª.edición, aumentada y actualizada
Editorial: Alianza editorial
La obra presenta una sistematización completa del conocimiento teórico, de las normas y de las prácticas actuales en la gestión de documentos y administración de archivos, en organizaciones públicas y privadas. Hace un recorrido desde la Archivística como ciencia emergente, el aporte de las ciencias auxiliares a la disciplina, las fases de un archivo y los sistemas archivísticos. Presenta una breve descripción de algunas normas internacionales, entre estas: ISDF Norma Internacional para la descripción de funciones, ISDIAH Norma para la descripción de instituciones, EAD Descripción Archivística codificada. Finalmente, analiza la importancia del acceso a la información y los archivos, así como, a la conservación de documentos y el archivo electrónico.
Formato: Impreso
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La experiencia de la evaluación
Archivo Nacional satisfecho con logros obtenidos en el 2022
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