San José, 20 de diciembre de 2022.  Cuando llegó la pandemia por Covid-19 el Archivo Nacional, al igual que gran cantidad de instituciones públicas de Costa Rica, dio espacio al teletrabajo como un mecanismo para mantener los servicios abiertos al público y el funcionamiento de la organización. Fue una rica experiencia que demostró la efectividad del modelo. Casi tres años después de este momento se ha adoptado un sistema de teletrabajo ordinario, fuera de la condiciones de emergencia, que ubica al 56% de las personas funcionarias en esta modalidad (en un mecanismo híbrido que combina trabajo en casa con presencia en la oficina).

Para conocer detalles sobre la experiencia de la institución, conversamos con Carmen Campos Ramírez, subdirectora general.

¿Cómo ha sido el proceso de puesta en práctica del teletrabajo en el Archivo Nacional?
Ha sido una experiencia gratificante e incluso sorprendente. Caracterizado por un procedimiento riguroso, de respeto a la normativa vigente, incluido el sistema de control interno institucional y con una amplia participación de las unidades involucradas. Ha sido una vivencia muy motivadora y de gran satisfacción para el personal.

¿Dejó alguna enseñanza la experiencia de teletrabajo durante la pandemia?
La principal enseñanza fue demostrar que sí es posible teletrabajar en el Archivo Nacional, que contamos con un personal altamente capacitado y comprometido con su gestión, por lo que indistintamente dónde se realice el trabajo, los resultados son altamente satisfactorios, medidos objetivamente por medio de las evaluaciones a nuestros planes de trabajo. Demostramos que nuestro personal gerencial es capaz de liderar y dar seguimiento al quehacer de sus colaboradores en esta modalidad de trabajo. Evidenciamos que podemos adaptarnos a las circunstancias que nos imponga el momento, que a pesar de las limitaciones de recursos, podemos ser creativos e innovar para modificar nuestras formas de trabajo. Probamos la capacidad de continuar brindando servicios oportunos y de calidad a las personas usuarias, incluso digitalizando muchos de ellos en beneficio de la ciudadanía, medidos por estudios de usuarios y encuestas de satisfacción que se aplican periódicamente en la institución.

¿Qué ventajas y qué desafíos plantea el teletrabajo a las personas y a la organización?

Entre las ventajas podemos señalar:

• Modernización organizacional, optimizando el uso de la tecnología disponible en pro de los procesos que desarrollamos internamente como en la prestación de los servicios a la ciudadanía.
• Fortalecimiento del sistema de control interno, aumentando la trazabilidad electrónica de los procesos.
• Aumento en la motivación y en la calidad de vida de las personas teletrabajadoras.
• Ahorros para las personas teletrabajadoras, tanto en gastos de transporte como en tiempo de recorrido a la institución. También se experimentaron ahorros económicos modestos pero que suman a la economía institucional.

Uno de los desafíos estratégicos que tenemos es el de mantener el nivel de eficiencia en esta modalidad de trabajo, con el fin de aumentar la confianza y credibilidad ante nuestras autoridades y ciudadanía, que permita la sostenibilidad de esta forma innovadora de trabajar y que sea un ejemplo para el resto de las instituciones públicas.

Otro desafío relevante es avanzar en la digitalización de los procesos, lo que permitirá que otras áreas de la organización se puedan sumar al teletrabajo gradualmente. Este esfuerzo institucional y del país por la digitalización no solo permitiría que más personas puedan teletrabajar, sino que impactaría de manera positiva en los servicios que se ofrecen, evitando que el público tenga que acercarse a la institución para acceder a sus servicios, aunque sea de manera parcial.

Como complemento, la digitalización del acervo documental que custodia la institución sin duda abrirá mayores oportunidades de teletrabajo en un futuro cercano, para aquellas personas que laboran directamente con los documentos en los diferentes procesos archivísticos y de conservación. También favorecerá el acceso de esta información a nivel nacional e internacional.

A pesar de que el modelo ha funcionado bien, aún hay sectores que miran el teletrabajo con recelo. ¿Qué le diría a quienes piensan de esta forma?

En primer lugar, que es natural sentir este temor de que la experiencia pueda no funcionar. Seguidamente:

• Que se animen y que generen las condiciones para que objetivamente pueda funcionar.
• Que tengan confianza en su personal, quienes tienen toda la capacidad para adaptarse a esta modalidad de trabajo y desempeñarse de manera eficiente.
• Que podemos aprender juntos a implementar mecanismos de seguimiento, control y evaluación que nos den la tranquilidad que se hacen bien las cosas y que podemos identificar a tiempo cualquier situación que ponga en riesgo el éxito de esta modalidad y se tomen las medidas que correspondan.
• Que podemos negociar con nuestro personal y autoridades para asumir un compromiso serio que beneficia a todos.
• Que si este compromiso se rompe, sin justificación alguna, se pierde este beneficio.

¿Qué factores han incidido para que el teletrabajo se haya adoptado exitosamente en el Archivo Nacional?

Yo enlistaría los siguientes:

• La existencia de una cultura arraigada de planificación institucional, con planes de trabajo y la asignación de metas al personal al inicio del año.
• Una cultura arraigada de rendición de cuentas, con la presentación periódica de informes de seguimiento al grado de cumplimiento de los planes.
• Reconocimiento de que el control interno es un aliado para el cumplimiento de nuestros objetivos y que nos da seguridad de que se cumple razonablemente la normativa.
• Una dirección y equipo gerencial que apoya la implementación del teletrabajo, dando la oportunidad a las personas que tienen funciones teletrabajables para que se acojan a esta modalidad.
• Una Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OAGIRH) que ha llevado a cabo los procesos técnicos de manera rigurosa y oportuna.
• Un Departamento de Tecnologías de la Información (DTI) que ha apoyado decididamente el teletrabajo y ha propiciado las condiciones necesarias para teletrabajar.
• Un análisis riguroso y constante de los procesos y procedimientos de trabajo, que permite introducir las mejoras necesarias para avanzar en la digitalización de procesos.
• Una valoración de los riesgos sobre la implementación del teletrabajo que ha permitido identificar las situaciones que se puedan presentar y que se tomen las medidas necesarias.

Por favor agregue cualquier detalle que considere relevante

A manera de balance general el teletrabajo en el Archivo Nacional ha sido una experiencia innovadora y de mucho aprendizaje. Lejos de generar preocupación o problemas a la organización, ha generado muchos beneficios, no solo en las condiciones del personal, sino en las mejoras que se han implementado en la prestación de los servicios. Es así como puedo concluir que no solo ha ganado la institución, sino la ciudadanía, con servicios digitales de manera total o parcial, así como un reacomodo para que los servicios que sea necesario brindar en la sede, también se vean impactados positivamente por aquellos que se ofrecen por medios electrónicos.